Deze functie is alleen voor applicatiebeheerders.

Hiermee kunt u boekwaardes en restant verplichtingen uit de financiële administratie (FA) inlezen in de begrotingen. Ze is alleen beschikbaar voor de applicatiebeheerder.

Het inlezen van boekwaardes en restant verplichtingen gaat via een CSV-bestand uit de FA. De FA levert steeds sets aan die de cumulatieve stand vanaf het begin van een boekjaar tot aan de peildatum van het CSV-bestand bevatten.

Het inlezen gebeurt voor alle deelprojecten tegelijk. Indien dit niet voor alle deelprojecten gewenst is, dan kan een CSV-bestand worden gemaakt met de gewenste selectie van deelprojecten. Er wordt alleen in bronbegrotingen ingelezen, niet in samenvoegingen.

Er kan ingelezen worden in begrotingen met status initieel of vast te stellen. Wat u moet doen alvorens u deze functie kunt gebruiken…

• Een kostenplaatscode invoeren bij de deelprojecten, overeenkomstig de codering in de FA

• De kostensoortcodes, overeenkomstig de FA, koppelen aan de standaard begrotingsposten (tabblad koppelen kostensoorten).

• Een CSV-bestand aanmaken.

1. Druk op Importeer + om financiële gegevens uit een csv-bestand te importeren.

2. Kies ‘Boekjaar’ en ‘Peildatum’ corresponderend met de export uit de FA, kies ‘Bestand’ en druk op Uploaden

3. Bepaal welke status de begroting krijgt; initieel, vast te stellen, actueel of scenario…

4. Vink het gewenste importbestand aan en bekijk het resultaat.

5. Druk eventueel op Controleer om de import te controleren.

6. Vink de meldingen aan bij ‘Negeer melding’ en druk op Doorzetten -> om de gegevens in te lezen. Bekijk bij de ‘Status’ of het importeren geslaagd is.

7. Kies tabblad ‘Koppelen kostensoort’.

8. Vink een kostensoort aan, kies met het pijltje een kostensoortcode en koppel de kostensoort door op Toevoegen/Beheren te drukken, of voeg met diezelfde knop een nieuwe kostencode toe.

Deze koppeling is 1 standaardpost op n administratieve nummers, en dat kan alleen op administratieniveau. Administratieve nummers mogen maar aan 1 standaardpost worden gekoppeld.

Als de post versleept is naar een standaardpost, dan verdwijnt hij uit de keuzelijst. Als een koppeling wordt verbroken wordt het administratieve nummer weer toegevoegd aan de keuzelijst.

Begrotingen met de status ‘actueel’ kunnen ook worden ingelezen, zodat ook tussentijds de stand van de administratie kan worden bijgewerkt.