Werkwijze 1  Nadat een begroting is vastgesteld (of als vast te stellen is aangeboden) wordt deze geactualiseerd, totdat er een nieuwe vaststelling komt. Dit doen we in een begroting met status actueel. Dit is een kopie van de vastgestelde of vast te stellen begroting.

• De begroting met status actueel heeft een peildatum (in eerste instantie dezelfde als de vastgestelde/vast te stellen begroting) en een mutatiedatum boekwaardes/rest verplichtingen (wordt gewijzigd bij het inlezen van gegevens uit de financiële administratie).

• De begroting met status actueel geeft de meest actuele stand van zaken weer. In deze begroting worden:
  – budgetten uitgenomen
  – boekwaardes en verplichtingen up to date gehouden
  – wijzigingen in de raming bijgehouden.

• Als tussentijds de stand van de financiële administratie moet worden verwerkt, dan dient de peildatum van de actuele begroting mogelijk te worden aangepast, zodat deze na 1-1 van het boekjaar ligt.

• Indien er tussentijds voortgangsrapportages gemaakt dienen te worden, dan kan een kopie met status voortgang worden gemaakt. Het is aan te bevelen voor het maken van de kopie de peildatum van de begroting met status actueel te wijzigen naar bijvoorbeeld de rapportagedatum of de datum van de laatste actualisatie. Een begroting met status voortgang is niet wijzigbaar, zodat, net als bij vastgestelde begrotingen, de bron van rapportages onaangetast blijft.

• De begroting met status actueel wordt daarna verder geactualiseerd tot het moment van herziening.

Werkwijze 2  Het is ook mogelijk de voortgangsbegroting als tussentijdse herziening te beschouwen en als vertrekpunt te nemen voor een nieuwe actualisatiecyclus. In dat geval kan een kopie van de begroting met status actueel gemaakt worden naar een nieuwe begroting met status vast te stellen of status actueel.

In de kopie worden de budgetten afgeboekt van de raming. U kunt daarna weer met een schone lei een nieuw bewakingstraject ingaan. Let op: er mag per peildatum maar één begroting met status vast te stellen, actueel of voortgang zijn. Bij het kopieren dient u in veel gevallen de peildatum van de bronbegroting of de kopie aan te passen.